Bilgi Yönetimi

Bilgi, insanın yetenek, beceri, yetkinlik, fikir, yorum, algı ve motivasyonları ile birleşmiş enformasyonun kullanımı ile oluşur. Bilgiyi daha iyi tanımlayabilmek için “veri, enformasyon, bilgi ve bilgelik” hiyerarşisini kavramakta yarar var. Veri, bu hiyerarşik yapının en alt basamağıdır. Ham semboller ve gerçekler birer veridir. Veri, tek başına birşey ifade etmez. Enformasyon, işlenmiş, anlamlı şekilde bir araya getirilmiş veriler topluluğudur. Enformasyon, “kim”, “ne”, “nerede”, “ne zaman” sorularına cevap verir. Bilgi, enformasyonun fayda sağlayacak şekilde bir araya getirilmesi ile oluşur. Bilgi, güvenilidir ve doğru olduğuna inanılır. “Nasıl” sorusuna cevap verir. Bilgelik ise, hangi bilginin ne amaçla kullanılacağını bilme yetkinliğidir.

İki çeşit bilgi vardır: Açık bilgi; yazılı hale getirilmiş olan, bu şekilde paylaşılabilen bilgidir. Örtük bilgi ise yazılı hale getirilmemiştir; kişilerin deneyimlerinde şekil bulur ve kişisel inanış, bakış açısı ve değerleri içerir. Şirketler için asıl önemli ve değerli olan örtük bilgidir. Bu nedenle, örtük bilginin açığa çıkarılması, kullanılması ve paylaşılması ile “öğrenen organizasyon”, “enformasyonun içselleştirilmesi” ve “yeni bilginin üretilmesi” kavramları ön plana çıkar.

Günümüzde bilgi, insan, para, güç ve rekabet avantajı anlamına gelmektedir. Bir şirket için artık sermayeden, işgücünden ve diğer tüm maddi varlıklardan daha değerlidir. Ancak buna rağmen en çok ihmal edilen varlık da bilgidir. Bir şirket, rekabet avantajına sahip olabilmek için bilgi varlığının ne olduğunu saptamalı ve bu varlığı en yüksek getiriyi elde etmek için nasıl yönetmesi gerektiğini bilmelidir. Önemli olan sahip olunan bilginin niteliğidir. Bir şirketin bilgi varlığı (knowledge assests), kâr elde etmek, değer yaratmak, rekabet avantajını ve sürdürülebilir büyümeyi yakalamak için sahip olduğu veya sahip olması gereken pazar, ürün, teknoloji ve organizasyona ait bilgilerin tamamıdır.

Bilgi yönetimi ise mevcut ve gerekli bilgi varlığının ve bilgi varlığına ait süreçlerin belirlenmesinin ve analizininin yanında hem bu varlıkların hem de süreçlerin organizasyonel hedeflere ulaşmak için geliştirilmesi için gereken planlamaları ve kontrolleri yapmak olarak tanımlanır. Bilgi yönetimi, bir firmada bilginin yaratılmasını, kodlanmasını (yazılı hale getirilmesini), paylaşılmasını ve inovasyon için kullanımını kapsar. 

Bilgi yönetimi uygulayıcılarına göre, bir firmada bilgi yönetimi aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

  • Yeni bilginin oluşturulması,
  • Değerli bilgiye dış kaynaklardan erişilmesi,
  • Karar verme sürecinde erişilebilir bilginin kullanılması,
  • Bilginin ürünlere, hizmetlere ve süreçlere gömülmesi/dahil edilmesi,
  • Bilginin dokümanlarda, veritabanlarında ve yazılımda sunulması,
  • Çeşitli araçlar ve teşvikler yoluyla bilginin çoğaltılmasının sağlanması,
  • Mevcut bilginin organizasyonun diğer kısımlarına da aktarılması,
  • Bilgi varlığının değerinin ve bilgi yönetiminin etkisinin ölçülmesi

Bilgi yönetimi sayesinde bir firma sahip olduğu bilgiye işlerlik kazandırır; ürün, hizmet ve süreçlerine değer katarak farklılaştırır. Bilgi yönetimi, firmadaki toplam kalite yönetimi, organizasyonel öğrenme gibi diğer kurumsal faaliyetleri tamamlayıp geliştirerek rekabetçi konumun sürdürülebilirliğini sağlar.

Bir firmada bilgi yönetiminin uygulanabilmesi için

  • tüm çalışanların “bilgi”den aynı şeyi anlamalarının sağlanması,
  • firmaya ait değerli bilgilerin neler olduğunun belirlenmesi,
  • belirlenen bilgilerin farklı uygulamalarda kullanılması ve paylaşılması,
  • yeni bilginin üretilmesinin ve paylaşılmasının teşvik edilmesi gerekir.

Bilgi yönetiminde bilişim teknolojilerinin önemi, insan faktörü kadar olmasa da büyüktür. Şirketlerde bilgi yönetim araçları olarak intranet, veritabanları, grup yazılımları gibi araçlar kullanılır. Böylelikle fikir paylaşımı, iletişim, bilgiye erişim ve tartışma ortamı yaratılmış olur. Bilgi yönetiminde her ne kadar teknolojinin rolü büyükse de insan faktörünün önemi göz ardı edilmemelidir.

Bilgi yönetimi, bir firmada yeni işbirliği yolları geliştirmek amacıyla çalışanların davranışlarını ve iş yapma biçimlerini değiştirmeyi amaçlar. Burada hedef, işin ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde fikirlerin, enformasyonun ve bilginin paylaşımıdır. Bilgi yönetimi sayesinde çalışanlar “sahip olduğum bilgi bana güç kazandırır” yanılgısından kurtulup, “paylaştığımız bilgi şirketimize güç kazandırır” felsefesini benimser. Dolayısıyla, bilgi yönetimi şirket içinde inovasyonu destekler yönde kültürel bir değişim sağlar.